實現無紙化工作間
公司在疫情影響下，為保障員工安全，實施在家工作，但當員工在家工作，而文件都存放到公司電腦，又有什麼方法可以讓員工在家工作？當公司擁有一套電子文件系統可讓員工可以輕鬆登入系統，存取、搜尋、分享及協作文件，使其保持在家工作的效率，便不會影響公司正常運作。此外，公司亦應將紙張文件轉化成電子文件，實施無紙化辦公室，不用再煩惱文件愈積愈多，如何擺放佔用空間等問題。設立一個電子文件管理系統的目的是協助公司有效地分類，快速搜尋文件，可多人閱讀或分享同一文件。為了有效增加文檔的保存期及方便搜索，於設立系統的期間，同時進行數據收集，將文檔的內容轉換為可讀取數據，進行分類，更有效提升員工處理文件的能力，增加效率。數據收集是指從紙質或電子文檔中提取信息並轉換為可讀取數據的過程。掃描文件是數據收集方法之一， 通過掃描將不同類型的文檔，圖檔等轉換為可以搜索的訊息，加快業務流程。大量掃描檔案，實行高效能文件管理Nexify能助公司在短時間內將大量紙張文件或圖檔掃描成可搜尋的文字，不論數量大小或不同格式，將其加入索引分類等，可以隨時隨地從系統中檢索檔案，進行編輯，旋轉，壓縮和導出為不同格式，節省了重新輸入和重建的工作，並可以通過不同的渠道即時分享，進一步取代紙張。掃描軟件，解決日常工作文件處理Nexify 有一套自家研發的掃描軟件，可供用戶日常少量的文件掃描，配備自動光學字符識別，將不同類型的文檔轉換為可編輯和可搜索的資料。此掃描軟件易於使用，從原始紙質文檔、圖像或PDF進行資料轉換的過程少於一分鐘，在處理文檔時節省大量時間，提升員效率。一套好的電子文件管理系統，應俱備中央處理影像，經中央處理採集的影像，加入索引以便日後搜尋，達到全文檢索，用戶快速搜尋及查看內容，更可提供操作限制功能，限制不同用戶編輯，列印和複製文件的，進一步保障文檔的安全性。而公司利用所收集到的數據進行分析，製成不同的報告，為公司的未來發展做好準備。商業市場上的訊息千變萬化，加上傳播速度極快。如公司希望準確地取得及更新即時的訊息，就需要加強公司於處理文件上的效率，推動自動化工作流程，減少人為錯誤，提升整體工作效率。
