一間公司每日會收到不同格式的文檔，包括文件、圖檔、電郵、視頻或其他形式的檔案，若要從大量的文檔當中查找所需的內容，絕對是一件不容易的事，試想當員工為尋找所需的內容，需於每星期都花費大量的時間，當公司業務不斷發展，文檔越積越多，每年將會因而花費大量時間在搜尋文件上，不但減低員工整體工作效率，更間接增加了公司的營運成本。
公司可設立一個電子文件管理系統，員工可以隨時隨地將文件存取分享，除了可以快速搜尋文件外，更可增加員工工作效率，從而提升生產力，節省成本。
- 快速搜尋文件，自定義的索引
系統使用了自動光學文字辨識(OCR)的技術，自動將文檔掃描成數碼記錄，變成可以搜尋的內容，亦可以允許用戶編輯檔案，透過自定義的索引，加快用戶搜尋檔案的速度。
- 加快工作流程，節省營運成本
除了可以追蹤指定的文件，更可以於文件上寫下注解，進行編輯，令員工之間加快處理文件的速度，提升團隊的溝通，從而加快工作流程。另外，系統支援自適應用戶介面，可以使用任何裝置瀏覽文件，不論身處於那一個地方，即時共享資料，加快工作流程。
- 保護機密檔案，緊貼進度
用戶可以上傳不同格式的檔案，設定權限如只可閱讀、不可分享或編輯等，機密文件亦會進行加密程式，亦可於文檔上加動態浮水印。此外，如將指定的資料夾標記，當有任何文件更新，可通過電郵通知更新情況，可令員工更緊貼文件的進度。
面對競爭激烈的營商環境，利用科技提升競爭力，發掘新機遇，當中數碼轉型是一個大的趨勢，可以有助公司節省時間成本，長遠可提升公司競爭力。公司第一步可將文件數碼化，由實體紙張轉為數碼形式儲存，將日常運作的模式轉為電子化，建立一個屬於自己的電子文件管理系統，將所有文件集中於一個平台處理，方便團隊協作，更融入不同的業務流程，從而提升員工工作效率。
