商業活動常涉及大量敏感及機密的信息，無論是報表或是交易信息都屬於敏感的資訊，這些資料不能隨意改動或刪除，所以公司需時刻保障此類記錄的安全性。另一個記錄管理的顧慮為記錄損毀，公司每天由不同的渠道接收大量信息，而基於法例要求，公司需保存各樣的紙質記錄，但此類記錄既容易損毀又佔用大量位置，極為不便。一個完善的電子記錄管理系統有別於傳統的紙質記錄，它能透過特定的設定和指令，為記錄改動設置權限，並能防止紙張丟失或損壞而失去記錄，更妥善地保存及管理記錄。
Nexify的系統為公司提供一個安全的平台，將公司不同形式的記錄以電子化方式儲存和管理，並以標準方式保護敏感和機密的資訊，確保員工所查看的記錄為最新最正確。而系統中的關鍵字檢索功能可使搜索記錄變得更快捷容易，提升員工的工作效率，再配合Nexify 自家研發的掃描軟件，提高掃描及儲存記錄的便利度及機密度，加強公司保障機密記錄安全的能力。於遵從法規的情況下，公司能夠保護重要的商業信息及記錄，並使組織及查看記錄更方便。
- 規範記錄管理流程，提升公司成本效益
由記錄創建到銷毀，電子記錄管理系統能根據不同的標準對記錄作出規限，使用者可隨時快速地查看過往的改動，確保記錄的任何改動都得到監察。在符合現有法律的基準下，系統會集中管理公司重要的數據並消除冗餘數據。如此具有成本效益的記錄管理系統能有效降低公司營運成本，從而增加收益。
- 減少紙質記錄磨損，延長記錄使用壽命
記錄電子化能避免紙質磨損產生的問題，並大大降低記錄的遺失率。系統支援不同類型的電子記錄，使用者更可透過建立統一的標準保護記錄，設定只有獲授權的人士才可編輯記錄內容。電子記錄管理的這個特性能提高儲存機密記錄的安全性，並能減少因累積逾期記錄而引致的相關法律風險。
有效的電子記錄管理系統，可使員工節省時間去投入其他更有意義的工作，有助提升公司營運效率，對業務增長絕對產生正面影響。
